Hướng dẫn chi tiết cách viết email tiếng Nhật chuẩn

1. 宛名 (Atena) – Phần người nhận Đây là phần đầu tiên của email, dùng để xác định rõ đối tượng bạn đang giao tiếp. Cách ghi danh xưng thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.

Các loại danh xưng phổ biến Tên công ty, tổ chức: Ví dụ: ABC株式会社 (Công ty cổ phần ABC). Tên chức vụ: Ví dụ: 最高経営責任者 (Tổng giám đốc). Họ và tên đầy đủ + 様 (sama): Ví dụ: 宇多田 光様 (Bà Utada Hikaru).

Lưu ý khi ghi danh xưng Đối tác hoặc người ngoài công ty: Ghi đầy đủ tên công ty, sau đó là tên người nhận kèm hậu tố 様 (sama) để thể hiện sự kính trọng. Ví dụ: ABC株式会社 山田太郎様 (Ông Yamada Taro, Công ty ABC).

2. 挨拶 (Aisatsu) – Lời chào mở đầu Lời chào hỏi trang trọng và lịch sự là yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp trong giao tiếp qua email tại Nhật Bản.

Mẫu câu chào hỏi thường dùng Khi liên lạc với người ngoài công ty: お世話になっております (Osewa ni natte orimasu): Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ tôi.

3. 名乗り (Nanori) – Xưng tên Sau lời chào, bạn cần giới thiệu bản thân bằng cách nêu rõ tên tổ chức, chức vụ và họ tên đầy đủ. Việc này tương tự như trao danh thiếp, thể hiện sự chuyên nghiệp.

Cấu trúc xưng tên thường gặp Chức vụ + をしております (o shite orimasu). Ví dụ: 株式会社 情報システム本部のアインと申します (Tôi là Ánh, thuộc Phòng Hệ thống thông tin của công ty ABC). Họ và tên + と申します (to moshimasu). Ví dụ: アインと申します (Tôi tên là Ánh).

4. 要旨 (Youshi) – Nội dung chính Phần này nêu khái quát thông điệp chính của email, giúp người nhận nắm bắt nhanh chóng mục đích của bạn.

5. 詳細 (Shousai) – Nội dung chi tiết Đây là phần bạn trình bày thông tin một cách cụ thể, rõ ràng. Khi viết cách viết email business tiếng Nhật, bạn cần lưu ý diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu và tuân thủ quy tắc 5W2H.

Nguyên tắc viết nội dung chi tiết Một dòng không dài quá 20, xuống dòng hợp lý. Trình bày thông tin ngắn gọn, liên quan trực tiếp đến tiêu đề email.

Đọc bài viết đầy đủ để tìm hiểu chi tiết.